News

သင့်လုပ်ငန်းအတွက် အကျိုးရှိရှိ အများက လက်ခံယုံကြည်နိုင်တဲ့ Email ရေးသားနည်းအချက် (၇) ချက်

about email

ရုပ်ရှင်စတူဒီယိုနဲ့ ကုမ္ပဏီအများစုရဲ့ စီမံခန့်ခွဲရေးဌာနတွေက စာရေးသူကို သူတို့အနေနဲ့ ကုမ္ပဏီအတွက်အများက ယုံ ကြည်လက်ခံနိုင်တဲ့ Emailကို ဘယ်လိုရေးရမလဲ ဆိုပြီးမေးကြတယ်။ ဒီလိုမေးလာတဲ့အခါ စာရေးသူအနေနဲ့ တူညီတဲ့ အဖြေတစ်ခုကိုပဲ အမြဲတမ်း ပြန်ပေးပါတယ်။ အလုပ်အတွက် ခင်ဗျားတို့အနေနဲ့ စာကိုဘယ်လို ရေးသားလဲဆိုတာနဲ့ ပြန်လာတဲ့ Email တွေကို ဘယ်လိုပြန်ဖြေကြားလဲဆိုတဲ့ စကားကိုပဲ ပြန်ပြောခဲ့ပါတယ်။

စာရေးသူဟာ အလုပ်တွေအများကြီးနဲ့ အထိအတွေ့ရှိသလို အလုပ်တွေကို လုပ်ကိုင်နေတဲ့ လူတစ်ယောက် ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီအလုပ် အဓိကလိုအပ်ချက်ကတော့ လူမှုဆက်ဆံရေးနဲ့ ဒီလူမှုဆက်ဆံရေးကနေ ရလာတဲ့ လူတွေနဲ့ ဆက်သွယ်ပြီး အလုပ်လုပ်တာပါပဲ။ လူမှုဆက်ဆံရေး ကောင်းဖို့ဆိုတဲ့အခါ အဲ့ဒီလူတွေနဲ့ စာရေးသူ ဟာ အရင်ကခင်မင်ရင်းနှီးတဲ့ သူတွေမဟုတ်ပါဘူး။ ဒါဆိုရင် စာရေးသူတို့ ဘယ်လိုတွေသိခဲ့ကြတာလဲ။ အဲ့ဒါကတော့ Email ကပါပဲ။ စာရေးသူဆီကို အလုပ်ကိစ္စနဲ့ပတ်သက်ပြီး Email တွေစပြီး ပို့သလို ကျွန်တော်ဘက်ကနေ စပြီးပို့ရတာတွေ ရှိပါတယ်။ ဒီလိုအခြေနေတွေကနေ စပြီးပဲစာရေးသူဟာ မိမိရဲ့လုပ်ငန်းကို ကြီးကျယ်လာအောင် တည်ဆောက်လာခဲ့ခြင်းပဲ ဖြစ်ပါ တယ်။ ဒါပေမဲ့ ဒီနည်းလမ်းကို လုပ်ဆောင်ရာမှာ မှန်ကန်တဲ့ နည်းလမ်းဖြစ်ဖို့လည်း လိုအပ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် စာရေးသူလိုက်နာ ဆောင်ရွက်ခဲ့တဲ့ အများက ယုံကြည်လက်ခံနိုင်တဲ့ Email ရေးသားနည်း အချို့ကိုရေးသားဖော်ပြ ပေးလိုက်ပါတယ်။

၁။ မိမိလုပ်ငန်းရဲ့ အကောင်းဆုံးအရာတွေနဲ့ လူတွေကိုဆွဲဆောင်ပါ

ဒီအကြောင်းအရာကို စာရေးသူပြောရမယ်ဆိုရင် ကုမ္ပဏီတစ်ခုရဲ့ High-Level Execitivesရာထူးရှိတဲ့ ဝန်ထမ်းတွေ ဟာသူတို့ရဲ့ Product အတွက် Email ပို့တဲ့အခါ အဆောက်အဦးတစ်ခုကို အမြောက်နဲ့ ဆက်တိုက် ပစ်နေသလိုပဲ ဒီ အကြောင်းတစ်ခုကိုပဲ နေ့တိုင်းပို့နေတာကို တွေ့ရပါတယ်။ ဒီနေရာမှာ စာရေးသူတွေ့ရှိသွားတဲ့ အကြောင်းအရာတစ်ခုက တကယ်လို့သာ ကိုယ့်ရဲ့ Email ကို လူအများဟာ စိတ်ဝင်စားမယ်ဆိုရင် သင်နဲ့ချက်ချင်း ဆက်သွယ်လာပါလိမ့် မယ်။

တကယ်လို့သင့်ရဲ့ Email ဟာ စိတ်ဝင်စားစရာမကောင်းဘူး ဆိုရင်တော့ သင့်ဆီကိုဘယ်တော့မှ အကြောင်းပြန်ဆက် သွယ်မှာ မဟုတ်တော့ပါဘူး။ ပိုပြီးအရေးကြီးတဲ့ အချက်ကနောက်ထပ် သင်ပို့လိုက်တဲ့ Email မှန်သမျှကိုလည်းဖတ် တော့မှာမဟုတ်ပါဘူး။ ဘာကြောင့်လဲဆိုတော့ သင့်နာမည်(သို့မဟုတ်)  သင်အသုံးပြုတဲ့ link ကို မြင်လိုက်တာနဲ့ သင့်ရဲ့ Email အတွက် သူတို့ရဲ့အချိန်တွေကို အကုန်ခံပြီးဖွင့်နေမှာ မဟုတ်တော့လို့ပါပဲ။ ဒါကြောင့် မိမိရဲ့ Emailကို ရေးသားမယ်ဆိုရင် စာဖတ်သူ စိတ်ဝင်စားစေမဲ့ အကြောင်းအရာကို ဦးစားပေးရေးသားပြီး စွဲဆောင်နိုင်မှ သင့်ရဲ့ Email ကို စိတ်ဝင်စားမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် ဒီအချက်ဟာအရေးကြီးတဲ့ အချက်တစ်ချက် ဖြစ်ပါတယ်။

၂။ ကိုယ်ပေးချင်တဲ့ အချက်အလက်ကို မြန်မြန်သိပါစေ

အသုံးမလိုတဲ့ စာတန်းရှည်ကြီးတွေရေးသားခြင်းဟာ မိမိ Email ကို ဖတ်မည့်သူရဲ့ချိန်တွေကို ကုန်ဆုံးစေပါတယ်။ မိမိ Email ကိုဖတ်မိသူသည် အလုပ်မအား ၊ အချိန်မရတဲ့ကြားက ဖတ်ရမှာဖြစ်တဲ့အတွက် သင့်Email ရဲ့ပထမဦး ဆုံးစာကြောင်း နှစ်ကြောင်းလောက်ကိုပဲ စတင်ဖတ်ပါလိမ့်မယ်။ ဒါကြောင့် သင်သိစေချင်တဲ့ အကြောင်းအရာကို တိုတိုနဲ့ထိထိရေးသားနိုင်ဖို့လိုပါတယ်။

၃။ ပုံသေသပ်မှတ်ချက်မထားပါနဲ့

စာရေးသူတို့ ကျောင်းတုန်းက Latter ,Esay ရေးသားနည်းကို စာသင်သလို သင်ဖူးကြမှာပါ။ စာရေးတဲ့အခါစနစ် တကျနဲ့ခေါင်းစဉ်၊ နေရပ်လိပ်စာစသဖြင့်ပေါ့ ပုံစုံတကျ ရေးဖို့အတွက် ဆရာ၊ ဆရာမကသင်ပေးကြတယ်။ ဒီနည်း လမ်းအတိုင်း ကိုယ့်စီးပွားရေးအတွက် Email ပို့ဖို့ စာရေးတော့မယ်ဆိုရင် သင်ပေးချင်တဲ့ Messageကိုလိုရင်း ရောက်တော့မှာ မဟုတ်ပါဘူး။ ပုံစံတကျကြီး ရေးသားနေဖို့ မလိုပါဘူး။ ဒါကြောင့် ပုံသေကြီးမှတ်သားပြီး စာရေးနေ မယ်ဆိုရင် သင့်ရဲ့ Email ဟာ သင့်စီးပွားရေးအတွက် Email မဟုတ်တော့ပဲ စာဖတ်သူကို စိတ်ပျက်သွားစေပါတယ်။ ဒါပေမဲ့ သင်ရေးထားတဲ့ Email မှာ ပါဝင်တဲ့စာလုံးပေါင်းတွေ ၊ အချက်လေးတွေကိုတော့ သင်စစ်ဆေးဖို့ လိုအပ်ပါ တယ်။ ဒါကတော့ ပြောနေစရာမလိုပေမဲ့ သတိထားသင့်တဲ့ အချက်လည်းဖြစ်ပါတယ်။

၄။ ယုံကြည်မှုရှိပါ

ဒီအချက်အတွက် ပထမအချက်ကို ပြန်သွားရပါလိမ့်မယ်။ သင့်ရဲ့ Email မှာ ကုမ္ပဏီရဲ့ အရည်သွေးကောင်းတဲ့ပစ္စည်း တွေနဲ့ဆွဲဆောင်တဲ့အခါ ယုံကြည်မှုရှိပါ။ သို့ပေမဲ့ သွေးနထင်ရောက်အောင် ဖြစ်မသွားပါနဲ့။ ဥပမာ” မိမိတို့ပစ္စည်းဟာ အရည်သွေးကောင်းတဲ့ အတွက်ဝယ်ယူ သုံးဆွဲကြည့်ပါ။ ” စသည်ဖြင့်အကြံပေးသည့် သဘောမျိုးဖြင့်ရေးသင့်ပါသည်။ သင်ပို့လိုက်တဲ့ Email ကို ပို့ရကျိုးနပ်အောင်လည်း ရေးသင့်ပါတယ်။ သင့်ရဲ့ Email အရေးအသားဟာ သူတို့ကို မြှောက်ပင့်နေသည့် တိုင်အောင်သင့်ရဲ့ စီးပွားရေးအကြောင်းကို အလေးထား စဉ်းစားပေးမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

၅။ ခင်မင်ရင်နှီးတဲ့ ပုံစံဖြင့် ရေးပါ

တစ်ချို့ Email ပို့တဲ့ သူတွေကို လေ့လာကြည့်လိုက်ရင် နားမလည်နိုင်စရာ တစ်ခုကိုသွားတွေ့ရပါတယ်။ ဒါကတော့ သူ့ရဲ့ စီးပွားရေးအကြောင်းကို လူအယောက်နှစ်ဆယ်လောက်ကို ပို့ထားတာဖြစ်ပြီး ထိုလူအယောက် နှစ်ဆယ်ထဲကမှ တစ်ယောက်က သူတို့ဆီကို ပြန်လည်တုံ့ပြန်မယ်ဆိုတာကို သူတို့ကျိန်းသေ ယုံကြည်ထားလို့ပါ။ ဒါပေမဲ့ သူတို့ရေး ထားတဲ့ Email ကို စဖတ်လိုက်ကတည်းက “Dear Sir” သို့မဟုတ် တစ်စုံတစ်ယောက်ကို ရည်ညွှန်းပြီးမိမိ Email ရဲ့ အကြောင်းအရာကို စိတ်ဝင်စားပါစေ ဆိုပြီးရည်ရွယ် ရေးသားထားတဲ့ စာသားတွေကို တွေ့လိုက်ရတယ်။ သူတို့ပို့ လိုက်တဲ့ Email Address ဟာမှန်လား မမှန်ဘူးလားဆိုတာ မကျိန်းသေသလို သူတို့ရဲ့ Emailကို ဘယ်လိုလူမျိုးတွေ ကဖတ်လည်းဆိုတာကို သူတို့မသိရှိနိုင်ပါဘူး။ သို့သော်လည်းသင့်ရဲ့ Email ကို လက်ခံရရှိသူဟာ သူတို့တစ်ယောက် တည်းကိုပဲ ရည်ရွယ်ပြီးပို့တယ်လို့ ခံစားရမှာ ကျိန်းသေပါတယ်။

၆။ ဘယ်သူ့ကိုပို့လိုက်တဲ့ Email လဲဆိုတာကိုသိပါ

စာရေးသူ ထင်ထားသမျှအရာတွေက အမြဲတမ်းမြင်ရ ကြားရပါတယ်။ အကယ်၍သင်ဟာ တစ်စုံတစ်ယောက်နဲ့ အ ကျိုးတူပူးပေါင်းမဲ့ Email တစ်စောင်ကို ရေးသားတော့မယ် ဆိုရင်သင့်ရဲ့အရင် Email ပို့နေကြ စာသားတွေအတိုင်း copy and paste လုပ်ပြီး ပို့တာဟာ လုံးဝမဖြစ်သင့်ပါဘူး။ သင့်ရဲ့ Email ဟာ စက္ကန့်သုံးဆယ်အတွင်းမှာ သတင်း အချက် အလက်မှန်မှန်နဲ့ တိုတိုရှင်းရှင်း ပို့ပေးနိုင်မှသာသင့်ရဲ့ Email ဟာ အကျိုးသက်ရောက်မှုရှိမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီ လိုမှ မဟုတ်ပဲသင့်ရဲ့ Email ဟာ အရင်သာမန်လူတွေကို သင့်ကုမ္ပဏီရဲ့ Product ကြောင်းပို့တဲ့ စာသားတွေအတိုင်းပဲ ဖြစ်နေမယ်ဆိုရင်တော့ သင်ရေးထားတဲ့ Email အကြောင်းအရာဟာ ပေါ့ပျက်ပျက်နိင်ခြင်းနဲ့ ထပ်တူညီတဲ့အတွက် သင့်ဆီကို ဘာတုံ့ပြန်မှုမှ ပြန်မှာမဟုတ်ပါဘူး။

၇။ အဆက်မပြတ် Email ပို့ပါ

စာရေးသူတို့ဟာ အများယုံကြည် လက်ခံနိုင်တဲ့ Email တွေကို ရေးသားပြီး ပို့ကြတဲ့အခါ Email လက်ခံရရှိသူတို့ဟာ စာရေးသူတို့ရဲ့ Email ကို ဖတ်ဖို့မေ့နေ၍သော်လည်းကောင်း၊ သူတို့အတွက် အရေးမကြီးလို့  ပြန်မပို့၍သော်လည်း ကောင်း သို့မဟုတ် သူတို့ရဲ့ Inbox ထဲမှာတင် ပျောက်နေ၍ သော်လည်းကောင်း ချက်ချင်းပြန်လည် တုံ့ပြန်အုံးမှာ မဟုတ်ပါဘူး။ ဒီလိုအချိန်မှာတော့ သင့်အနေနဲ့ လုပ်ဆောင်ရမဲ့ အချက်ကနောက်ထပ်ထပ်ပို့ပါ။

စာရေးသူ မကြာခဏပြောနေတဲ့ အကြောင်းအရာတစ်ခုကိုပဲ ထပ်ပြောရအုံးမှာပါ။ စာရေးသူမှာ သူငယ်ချင်းတွေနဲ့ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက် မိတ်ဆွေတွေ အများကြီးရှိပါတယ်။ သူတို့တွေကပြောကြတယ် သူတို့ရဲ့ Email ကိုဘယ်သူကမှ အကြောင်းမပြန်ကြဘူး။ ဒါကြောင့် သူတို့ကို Email ထပ်မပို့တော့ဘူးဆိုပြီး ပြောကြပါတယ်။ ဒါဟာဘာကြောင့်လဲ ဆိုရင်သူတို့ရဲ့ Email ကို လက်ခံသူတွေဟာ အကြောင်းအမျိုးမျိုးကြောင့် အကြောင်းမပြန်နိုင်တာ ဖြစ်လို့ပါပဲ။ ဒီအချိန်မှာ စာရေးသူအနေနဲ့ လုပ်ဆောင်တဲ့အချက် ကတော့သုံးကြိမ်တိတိ မိမိရေးသားထားတဲ့ Email ကိုပို့ပါတယ်။ ဒီလိုအချိန်မှာ ဘာမှအကြောင်းမပြန်ဘူး ဆိုရင်တော့ထပ်ပြီး Email မပို့တော့ပါဘူး။ ဘာကြောင့်လဲဆိုတော့ ကိုယ့် Email ကို စိတ်မဝင်စားတဲ့ သူတွေအတွက် စိတ်အပင်ပန်း မခံချင်လို့ပါပဲ။

စာရေးသူဟာ စာရေးသူနဲ့စီးပွားရေး လက်တွဲလုပ်မဲ့ သူတွေဆီကို Emailပို့တဲ့အခါမှာ တစ်ကြိမ်တည်း Email ပို့ရုံနဲ့ တော့အပြင်မှာ စီးပွားရေးအကြောင်း ပြောဖို့အတွက် ဖိတ်ကြားခြင်း မခံရပါဘူး။ ဒီအတွက်စာရေးသူ လုပ်တဲ့အလုပ် ကတော့ မိမိရဲ့ Email ကို နောက်ထပ်တစ်ကြိမ် ထပ်ပို့တာပါပဲ။ ဒီလိုထပ်ဖန်တလဲလဲ ပို့ခြင်းကြောင့်လဲ ပထမဦးဆုံး Email ကိုတုံ့ပြန်မှု မလုပ်ခဲ့ရင်တောင် ဒုတိယအကြိမ်တော့ ပြန်လည်တုံ့ပြန်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် သင့်ရဲ့ Email ကို ပထဦးဆုံး အကြိမ်ပို့လိုက်ရုံနဲ့ မတုံ့ပြန်တာကို စိတ်မပျက်ပါနဲ့။ ပို့ပါထပ်ပို့ပါ ဖြစ်နိုင်ရင် သုံးကြိမ်အထိပို့ပါ။ ဒါဆိုရင် တော့သင့်အတွက် အကောင်းဆုံး တုံ့ပြန်မှုတွေရရှိလာမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

အထက်ဖော်ပြပါ အချက်တွေကစာရေးသူ လက်ရှိအချိန်ထိ လုပ်ဆောင်နေတဲ့ နည်းလမ်းဖြစ်ပြီး အကောင်းဆုံးနဲ့ အများက ယုံကြည်လက်ခံနိုင်တဲ့  Email ရေးသားနည်း အချက် ၇ ချက်လည်း ဖြစ်ပါတယ်။

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *